— Produkt – Protosoft

SCHULVERWALTUNGSSOFTWARE
IN DER CLOUD

SCHULVERWALTUNGS-SOFTWARE
IN DER CLOUD

EINE TRANSFORMATION WEG VON MICROSOFT ACCESS

Seit 2021 pflegt die Titanom Technologies GmbH eine enge Entwicklungspartnerschaft mit der ProtoSoft AG beim Produkt Procurat!. Hierbei handelt es sich um eine Verwaltungssoftware, die die Anforderungen von Schulverwaltungen versteht und mit technischem Know-how verknüpft. Gemeinsam haben wir die seit Jahrzehnten etablierte On-Premise-Lösung in ein skalierbares Cloud-System überführt und zahlreiche Schulen erfolgreich migriert.

PROTOSOFT AG

Die ProtoSoft AG ist ein renommiertes IT-Unternehmen, das seit 1999 robuste IT-Lösungen entwickelt und an Kunden aus verschiedenen Segmenten ausliefert. Dazu zählt unter anderem die Schulverwaltungssoftware Procurat!, die an über 300 freien Schulen in Deutschland zum Einsatz kommt. Ursprünglich wurde diese Software auf Basis von Microsoft Access entwickelt und On-Premise in den einzelnen Schulen betrieben. Procurat! umfasst zahlreiche Verwaltungsbausteine, eine Dokumentenablage, Import- und Exportfunktionen sowie Anbindungen zu gängigen Drittanbietern wie Datev und ist damit ein zentraler Bestandteil der schulischen Infrastruktur. Um die Automatisierung und Digitalisierung in Schulen weiter voranzutreiben, wurde die Technologiepartnerschaft mit der Titanom Technologies GmbH ins Leben gerufen.

SICHERE SCHULVERWALTUNG AUS DER CLOUD

Die Verwaltung von Schulen stellt eine komplexe Herausforderung dar. Zahlreiche Prozesse müssen digital abgebildet und in einer anspruchsvollen Datenstruktur integriert werden. Hinzu kommt, dass eine Software, die diese Grundanforderungen erfüllt, die Daten wiederum anderen Anwendungen oder Schnittstellen zur Verfügung stellen muss. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Daten oft nicht vollständig übergeben werden können, sondern teil-anonymisiert oder aggregiert werden müssen, um den Richtlinien der DSGVO zu entsprechen. Dieser komplexe Anforderungskatalog wird vollständig von Procurat! erfüllt. Die Software wurde über 20 Jahre hinweg entwickelt und konnte sich so kontinuierlich an neue Anforderungen anpassen und erweitern. Allerdings wurde Procurat! bisher stets auf der schulinternen Hardware betrieben, was einen hohen Aufwand für Inbetriebnahme und Wartung mit sich brachte. Um neue Flexibilität zu bieten und Skalierbarkeit zu erreichen, musste die Anwendung nun in die Cloud übertragen werden.

DAS IST DAS PRODUKT

Die Migration der Verwaltungssoftware Procurat! lässt sich im Wesentlichen in drei Phasen gliedern: den cloud-nativen Rewrite, das Deployment und die Datenmigration in das neue Cloud-System. Dabei hat die Titanom Technologies GmbH einen großen Teil des Rewrites übernommen und war für das Clouddeployment verantwortlich. Aufgrund verschiedener DSGVO- und BSI-Richtlinien mussten bei der Cloudmigration zahlreiche Schnittstellen neu konzipiert und präzise implementiert werden, um keine neuen Risiken zu schaffen.

Letztendlich wurden einzelne Instanzen mithilfe einer Infrastructure-as-Code (IaC)-Verwaltungseinheit bei einem deutschen Cloudanbieter gehostet. Die Realisierung zahlreicher Schnittstellen zu Anwendungen, die weiterhin On-Premise in den Schulen betrieben werden, konnte sichergestellt und anschließend die Verwaltungsdaten migriert werden. Durch die einheitliche und zentral gesteuerte Infrastruktur konnten Backup-Prozesse und Verfügbarkeitsgarantien wesentlich vereinfacht werden, was die Nutzungserfahrung der Software signifikant

Zentrale IaC Steuerung von Cloudinstanzen: Für jede Schule wurde eine einzelne Instanz von Procurat! gehostet. Diese Instanzen wurden zentral mit einer Infrastructure-as-Code (IaC)-Lösung verwaltet. Dadurch konnten generische Prozesse sichergestellt, einfach implementiert und später angepasst werden.

Schnittstellenarbeit: Bei der Implementierung und Integration von Procurat! mussten mehrere Dutzend externe Schnittstellen angesteuert werden. Viele davon waren teilweise oder gar nicht dokumentiert. Gemeinsam mit dem Team der ProtoSoft AG wurden diese Schnittstellen systematisch aufgearbeitet und dokumentiert. Anschließend konnten sie in die neue Cloudinfrastruktur integriert werden.

Carola Hojnacki
Vorständin, ProtoSoft AG

Die Titanom Technologies GmbH zeigte herausragende Kompetenz bei der Unterstützung der Umstellung der Schulverwaltungssoftware „Procurat!“ von ProtoSoft AG auf eine Web-basierte Client-Server-Struktur. Titanom spielte eine entscheidende Rolle in der Entwicklung mehrerer Teilkomponenten und übernahm die Hauptverantwortung für die Dockerisierung und das Deployment der Anwendung. Mit tiefem Fachwissen im Cloud-Sektor und einem ausgeprägten Verständnis der regulatorischen Anforderungen von Bildungseinrichtungen lieferte das Titanom-Team essenzielle Beiträge zum Projekt. Dank der verlässlichen Kooperation mit Titanoms Fachleuten konnten wichtige Teilprojektziele termingerecht erfüllt werden.

Jakob Stechow
Web-Developer, Titanom Technologies GmbH

Die Zusammenarbeit mit ProtoSoft war für mich besonders spannend, da ich zum ersten Mal an der Entwicklung einer Software beteiligt war, die ich aus meinem eigenen Schulalltag kannte. Ich konnte wertvolle Erfahrungen in der Migration von Legacy-Code und der Integration in externe Schnittstellen sammeln. Es ist sehr erfüllend zu sehen, wie durch diese überwiegend technologische Migrationsarbeit, die wenig Feature-Entwicklung beinhaltete, ein neuer Mehrwert für die Nutzer geschaffen wurde. Es macht mich stolz, dass ich mit meinem Wissen über Cloud-Entwicklung zu diesem Wandel beitragen konnte.

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